Kassasystem Butik & Restaurang - En Guide

Vilket kassasystem passar vilket företag?

Idag finns det hundratals olika kassasystemsleverantörer med olika fördelar och nackdelar. Det finns manuella kassasystem, PC-kassasystem och numera även kassasystem baserade på Apple iOS, eller iPad, och motsvarande Android teknik. 

Innan du väljer kassasystem är det viktigt att du ser över dina behov. 

I vissa verksamheter har man specifika behov av sitt kassasystem. Två av de branscher som har speciella behov är restaurang- och butiksbranscherna. 

Till exempel, många restauranger vill kunna ta betalt vid bordet, andra föredrar att ta betalt vid kassan. Oavsett är det viktigt att hårdvaran och mjukvaran är speciellt anpassad för din verksamhet. Samtidigt bör systemet också vara så enkelt som möjligt för personalen att använda.

I den här guiden hjälper vi dig att identifiera tre faktorer för att förenkla ditt kassasystem val:

• Identifiera vilken funktionalitet är viktig för ditt företag.
• Jämför flera erkänt bra kassasystem som täcker dina behov.
• Välj det kassasystem som erbjuder bäst lösning för dig till lägst pris

Exempel 1: Sommaröppen kiosk på stranden

Driver du en liten butik som inte har öppet året om eller kanske någon typ av torghandel rekommenderar vi att du tittar på en enklare kassaregister som kompletteras med kassalåda och kortterminal. 

Du kommer troligtvis inte ha användning för en stor del av den funktionalitet ett avancerat kassasystem erbjuder. Det viktigaste kanske faktiskt är att du uppfyller de krav som ställs från skatteverket. 

Du säljer troligen få artiklar och vill egentligen bara kunna ta emot kontant och kortbetalningar. Se istället till att du betalar en så låg kortavgift som möjligt. Ett kontantfritt kassasystem som styrs från din smartphone kan också vara ett bra alternativ. Läs vidare om det längre ner på sidan. 

Exempel 2: Mindre antikhandel eller pizzeria

För denna typ av verksamhet rekommenderar vi ett enklare kassasystem med tillhörande kortterminal. Ett avancerat system kommer troligen kännas både dyrt och överflödigt. 

Smidig hantering av både kortbetalningar och kontanter prioriteras. Säljer du varor har du troligtvis också ett mindre lager. Då är viktigt att leta efter ett kassasystem som inkluderar användarvänlig mjukvara för lagerhantering. 

Exempel 3: Stor elektronikbutik eller restaurang med bordsservering

Här handlar det om verksamheter som kräver fullt utrustade kassasystem som inkluderar:

• Kassaapparat eller kassadator 
• Kassalåda
• Kontrollenhet
• Kvitto-, bong och/eller beställningsskrivare
• Kortterminaler (stationära eller mobila)

För större butiker kommer ett mer avancerat lagerhanteringssystem vara en viktig komponent. Även orderhantering och bokföring bör helst vara integrerade. 

I många fall innebär detta att systemet helst ska vara skräddarsytt för ens verksamhet. Ett system som erbjuder tydlig försäljningsstatistik kan också vara värdefullt. Att tydligt kunna se hur försäljningen brukar se ut under specifika dagar eller månader hjälper vid planering av personalbehov och inköp.

För större restauranger krävs ofta specialanpassade system. Även här är lagerhantering och orderhantering viktiga komponenter.Men kanske ännu viktigare är att beställningar och betalningar sker på ett smidigt sätt. 

Maträtter och drycker ska vara förinstallerade i kassan så att personalen snabbt kan ta hand om nästa kund. Kunden ska kunna ta betalt vid bordet via mobila kortterminaler som är kopplade till kassan. Flera kassaleverantörer erbjuder också goda möjligheter att automatisera en stor del av bokföringen.

Vad är viktigt att tänka på vid val av kassasystem för restaurang?

Som krögare är det viktigt att man tänka på hur kassasystemet kommer användas i restaurangen. 

Om många olika personer kommer ta emot beställningar kan det vara bra att överväga en kassadator med pekskärm. På så sätt kan alla rätter enkelt installeras i systemet så att personalen bara behöver klicka på beställningar vilket b.l.a. gör det lättare att utbilda nyanställda.

Om du behöver ta betalt med kontanter är det viktigt att du har en kassalåda. Däremot växer antalet kontantfria restauranger och caféer, dels för att kontanthantering skapar krångel och dels för att färre och färre betalar kontant. 

Den största andelen av betalningarna i Sverige sker idag med kort. Många kassasystem har dessutom betalterminalen kopplad till kassadatorn så att betalningarna automatiskt registreras och bokförs.

Vad bör man tänka på vid val av kassasystem för butik?

Det viktigaste med att välja kassasystem till butik är att se till att systemet täcker ens behov. 

Kunder idag vill vanligtvis kunna betala både med kort och kontanter, samt alternativa betalmetoder som Swish, Apple Pay och Google Pay som även växer i popularitet. Sedan 2017 kan man även ta betalt kontaktlöst, s.k. “blipp”, vid köp upp till 400 kronor.

Antalet kontantfria butiker växer eftersom det är smidigare och enklare än kontanter, dessutom är den största delen av betalningarna som sker i Sverige idag med kort. Men om du ändå ska ta betalt kontant är det viktigt att du har en kassalåda.

Många kassasystem har dessutom betalterminalen kopplad till kassan så att betalningarna automatiskt registreras och bokförs. Det gör även att risken för kassa-differenser (s.k. ”kassa-diffar”) försvinner. Då är det viktigt att kortterminalen har en integration mot kassasystemet.

Vilka typer av kassasystem finns det?

Det vanligaste förekommande kassasystemet är en PC med tillhörande pekskärm, som kan oftast kopplas till flera kortterminaler. 

Nyligen har däremot molnbaserade kassasystem blivit allt vanligare. Med denna typ kan man sköta kassan direkt från exempelvis din iPad eller iPhone. 

I slutändan kan bara du bestämma vilken typ som passar din verksamhet bäst, men som hjälp på vägen kan vi nämna de fördelar och nackdelar som finns med ett molnbaserat system för att göra ditt val enklare:

Molnbaserat kassasystem för iPad

Är kundsupport viktigt vid val av kassasystem?

I de allra flesta fall ska ditt system fungera problemfritt. Men om olyckan är framme eller tekniken strular under högtryck är det ovärderligt att få snabb hjälp av sin kassaleverantör. Börjar systemet att krångla på en fredagkväll är det inte kul att behöva vänta till måndag för att få tag i kundtjänst. 

Ett icke-fungerande kassasystem kan ställa till det med både ordrar, betalningar och bokföring. Öppettider för kundsupport skiljer sig mellan leverantörerna, alltså är det är viktigt att ta reda på vad som gäller innan man fattar sitt köpbeslut. 

Det är lätt hänt att falla för det billigaste systemet, men ibland kan det vara värt att lägga några extra kronor på att slippa oroa sig för oförutsedda problem. 

Vilka regler gäller för Svenska kassaregister?

När du har bestämt vilket kassaregister eller kassasystem passar dig bäst måste det därefter registreras hos skatteverket. 

Alla företag som tillhandahåller försäljning via kontanta medel eller kontokort är skyldiga att registrera sitt system. Detta gäller även elektroniska betaltjänster såsom Swish. 

En del företag är dock undantagna från skyldighet till kassaregister. Det gäller verksamheter som omsätter mindre än fyra prisbasbelopp per år vilket motsvarade 189 200 kronor år 2020. Du kan läsa mer om undantag på skatteverkets hemsida.  

Pris på kassasystem

Precis som med allt annat finns det kassasystem i alla prisklasser. Priset varierar till stor del beroende på olika funktioner och tillval. 

Pris för att köpa börjar omkring 10 000 kronor och stiger därifrån, men det finns även goda möjligheter att både hyra. Vill du istället hyra kan du räkna med att betala mellan 400 - 600 kronor i månaden för ett motsvarande system. 

Att välja det billigaste alternativet kan gott och väl i många fall också vara det bästa alternativet. Men tänk noga över vilken service och funktionalitet som är viktig för ditt företag och jämför flera olika alternativ innan du tar ett beslut. 

Köpa eller hyra kassasystem? Vad ingår i priset?

Övriga kostnader

Det kan förekomma andra kostnader som är viktiga att överväga inför ditt köp:

• Kostnad för installation
• Kostnad för utökad kundtjänst (kvällar och helger)
• Kostnad för kvitton (varierar beroende på system) 
• Kostnad för eventuell reparation om systemet går sönder 

Hur ska man tänka kring betalningar?

Idag betalar de allra flesta med kort. Därför är en betalterminal/kortläsare viktig för nästan alla verksamheter. 

Det finns olika typer av terminaler, med olika funktioner som passar olika verksamheter. Till terminalen behöver du dessutom ett kortinlösenavtal som ser till att pengarna flyttas från kundens bankkonto till företagets och reglerar kortavgifterna för olika typer av kort. 

Vanligtvis erbjuds man ett kortinlösenavtal tillsammans med kassasystemet och kortterminalerna, men du kan även själv välja ett annat avtal, så länge som du inte har en BABS Paylink eller Bambora ONE-terminal.

Om kunderna betalar vid disken kan man ha en stationär, trådbunden terminal. När kunderna däremot betalar vid bordet behöver du en trådlös terminal. Dessa kan kopplas upp med 3G-, 4G-, WiFi-, Bluetooth- eller GPRS-täckning. 

Betalar ditt företag dyra kortavgifter?

Priser på kortinlösen är alltid en förhandling och beror på flera faktorer, bland annat på omsättning, antal transaktioner och vilka typer av kort som används. 

Däremot är det vanligt att exempelvis restaurangägare blir erbjudna inlösenavtal vid köp av kassasystem. Det kan kännas som ett smidigt alternativ och lockade på grund av det “billiga erbjudandet”. Men det är inte nödvändigtvis varken det billigaste eller bästa valet. Företag kan i 8 fall av 10 kan företag sänka sina kortavgifter med upp till 40% genom en närmare jämförelse mellan olika inlösenavtal.

Som oberoende aktör kan du genom Betalvalet få offerter från Sveriges samtliga kortinlösare där du kan se exakt hur mycket du skulle spara på att byta avtal. 

Tjänsten är helt gratis och tar bara 2 minuter.